Um roteiro para implementar um Sistema de Gestão

A implantação de um Sistema de Gestão é um projeto que qualquer empresa, seja de que porte for, pode implementar. Ao lado de uma efetiva liderança da alta administração e conseguir o envolvimento de todos os colaboradores da empresa, é fundamental que se utilize uma metodologia de implantação que assegure rapidez, segurança, entusiasmo e transferência das tecnologias envolvidas. Abaixo um modelo de implantação:

• Estudo da norma ou dos critérios a serem implantados: Antes de implementar um sistema de gestão ou de rever o sistema atual, convém, verificar se pretende obter futuramente o certificado de conformidade, estudar o quadro normativo vigente sobre o assunto.
• Planejamento para a implementação da norma ou dos critérios – O planejamento do projeto de implementação é fundamental para programar as diferentes fases do processo de implementação e identificar os diferentes recursos físicos e humanos necessários. Ao planejar o tempo das fases de implementação deverá adequá-las à disponibilidade das pessoas chave e dos recursos necessários.
• Formação do grupo de trabalho e escolha de um Representante da Direção (RD) – No caso da ISO 9001, o seu referencial é bem claro: a definição e a implementação do sistema de gestão não são de responsabilidade única do gestor da qualidade. Deverá ser criada uma equipe multidisciplinar, representativa dos vários setores da empresa, visando à sua definição e implementação. Desta forma, toda a organização será parte ativa na sua implementação.
• Definição dos processos – Um sistema de gestão terá que ser um sistema de processos. Aliás, a norma ISO 9001 é muito clara a esse nível. O sistema consiste num conjunto de processos em que cada um deles bem como a sua interação são identificados. O grupo de trabalho deverá desenvolver a estrutura de processos da organização e identificar processos não definidos, mas que correspondam aos requisitos normativos.
• Planejamento detalhado das atividades – Após a identificação da estrutura de processos deve-se proceder a um planejamento mais detalhado pelos elementos do grupo de trabalho: atividades a desenvolver, responsabilidades e prazos de conclusão. Os processos e as suas interações devem ser estruturados hierarquicamente (macro-processos, processos e subprocessos).
• Início da implementação – À medida que os processos e as suas interações vão sendo identificados e programados, devem ser implementados.
• Realização de uma auditoria interna – Após a implementação do sistema de gestão devem ser realizadas auditorias internas, a fim de se verificar se o sistema implementado está em conformidade com os requisitos normativos ou com os critérios adotados. Todas as não conformidades detectadas devem ser examinadas de forma a garantir a sua eliminação.
• Solicitação da certificação – Se o objetivo final é obter a certificação do sistema de gestão, a empresa deverá pedir a um organismo certificador o inicio de todo um processo com vista à obtenção da respectiva certificação.

Importante dizer que qualquer programa de gestão tem sido implementado por intermédio de normas ou critérios. Eles são o conjunto de regras e procedimentos básicos para que a organização atinja a sua finalidade, orientando a maneira de fazer, do ponto de vista operacional, o que, por si só não garante o sucesso pela busca da Qualidade. Sempre existirão fatores internos ou externos que afetam a organização e que podem retardar o processo ou torná-lo inoperante.
Se a qualidade se tornou hoje um dos maiores desafios para uma organização, a maioria delas tende a agir e raciocinar somente em termos operacionais. A qualidade deixou de ser alguma coisa ligada somente ao chão de fábrica e deve ser objeto de discussão da alta administração. A cultura da qualidade deve se propagar por toda a organização. A conscientização deve partir do alto escalão e ser permeada por toda a cadeia descendente de influência. A qualidade começa e termina na alta administração. Isso reflete no desenvolvimento de estratégias que não buscam resultados somente a curto prazo.
Enfim, o processo de implementação de programas de qualidade necessita de uma estrutura que permita a melhoria contínua de toda a organização. É necessário um maior envolvimento de toda a empresa em prol da Qualidade, sobretudo da Alta Gerência, da qual se espera o comprometimento necessário para a gestão estratégica da Qualidade. Isso implica a inclusão da Qualidade no processo de planejamento estratégico. Mãos à obra.