O que é
o 5W2H?
O 5W2H,
basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser
desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos
colaboradores da empresa.
Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o
que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da
empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um
segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma
tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa
tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas,
uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um
processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente
corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem
desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro
na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa,
por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente
neste quesito!
Por que
5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por
juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas
neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:
What – O
que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta
ferramenta, o 5W1H (onde
exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente
ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente
dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características
individuais.
Como
utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para
identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira
sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto
comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:
- Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
- Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
- É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.
Me dá
um exemplo?
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade
gerencial, você deve responder às 7 perguntas citadas acima com clareza e
objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo
o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da
maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre
seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso
contrário o 5W2H perde a sua
função.
Esta ferramenta é uma das mais fáceis de ser
implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades
organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia
empresarial. Você só tem a ganhar!
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