É o documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve
ser executado para o alcance da meta padrão. Contem: listagem dos equipamentos;
peças e materiais utilizado na tarefa, incluindo-se os instrumentos de medida;
padrões da qualidade; descrição dos procedimentos da tarefa por atividades
críticas; condições de fabricação, de operação e pontos proibidos de cada
tarefa; pontos de controle (itens de controle e características da qualidade) e
os métodos de controle; relação de anomalias passíveis de ação; roteiro de
inspeção períodicas dos equipamentos de produção. O mesmo que SOP - Standard
Operation Procedure ou Procedimento Padrão de Operação.
Como e quem deve
fazer um POP?
Transcrever as tarefas rotineiras que todos fazemos mecanicamente para
uma folha de papel nem sempre é uma tarefa fácil, talvez seja um pouco
cansativa, mas devemos tomar alguns cuidados.
- Nunca copie procedimentos de livros ou de outras organizações,
existem particularidades que só o nosso estabelecimento tem e isso é de fácil
percepção por parte do responsável do estabelecimento ou ainda por ação de
auditores, nem tão experientes.
- A pessoa que executa a tarefa é quem deve colaborar com o
desenvolvimento do procedimento, ele é o
dono do processo. Existe ainda um caráter psicológico que faz com que o
funcionário se sinta parte integrante do Sistema da Qualidade do
estabelecimento e que as diretrizes desse sistema não sejam uma imposição da
alta administração.
- O funcionário tem que ser treinado,
habilitado e qualificado para a execução de sua tarefa. Sendo assim, escreva o
que você faz e faça o que está escrito.
- Faça constantes análises críticas
(pelo menos duas vezes por ano) sobre a aplicabilidade de seus procedimentos e
se os mesmos ainda estão sendo seguidos.
- A linguagem utilizada no POP deverá estar em consonância com o grau
de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, dê preferência para uma
linguagem simples e objetiva.
O conteúdo do POP, assim como sua aplicação, deverá ter o completo
entendimento e familiarização por parte dos funcionários que tenham
participação direta e/ou indireta na qualidade final daquele procedimento.
Normalmente a ingerência de supervisores, coordenadores e diretores neste ponto
é uma das causa de ineficiência na implantação de um Sistema da Qualidade.
Cabendo aos mesmos as responsabilidades pela revisão e aprovação do POP.
Qual a finalidade
do POP?
Um POP tem o objetivo de se
padronizar e minimizar a ocorrência de desvios na execução de tarefas
fundamentais, para o funcionamento correto do processo. Ou seja, um POP
coerente garante ao usuário que a qualquer momento que ele se dirija ao
estabelecimento, as ações tomadas para garantir a qualidade sejam as mesmas, de um turno para outro, de um dia para outro.
Ou seja, aumenta-se a previsibilidade de seus resultados, minimizando as
variações causadas por imperícia e adaptações aleatórias, independente de
falta, ausência parcial ou férias de um funcionário.
O POP também tem uma finalidade interna de ser um ótimo instrumento
para a Gerência da Qualidade para praticar auditorias internas. Ou seja,
funcionários de um setor auditam outro setor e de posse de um POP do setor
auditado o auditor encontra subsídios técnicos para indagações e verificação
deeficácia da metodologia, assim como sua familiarização entre os auditados.
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